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3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的“資深”HR
發稿時間: 2018-11-12 14:16:09     來源:蘇州企業郵箱_騰訊企業郵箱_億韻商務銷售中心  文字大?。篬][][]

發工資條是每個薪酬HR每個月都必做的一項工作,有的企業給員工發紙質的工資條,而有的企業更傾向于發放電子版的工資條。
不論哪種形式的工資條,員工收到的工資條都只能顯示該員工本人的工資信息?;谶@點,很多薪酬hr在做工資條的時候就頭大了,可能做工資條的工作量比做工資表的工作量還大。
但是一個企業,每個人的工資條里顯示的工資分項都一樣,只是里面數據不一樣,那有沒有一種簡便的方法,讓發工資條這件“大事化小”呢?
答案是肯定的,下面我就來教大家一種簡便方法群發工資條,而且群發單顯。當然,需要批量打印工資條的也可以在本教程中找到方法哦。
你需要3個工具
Excel、Word和Outlook(如果是打印紙質版的工資條的,Outlook不作要求)。
Excel用于制作工資表,Word用于制作工資條的模板,Outlook用于群發郵件。
(用的office版本是2010版,其他版本大致操作一樣,可能菜單位置不一樣,大家需要注意一下。)
教程的基本原理
a. Excel和Word“合作”,讓Word里面顯示Excel表格的數據
b. Word和Outlook“合作”,讓Outlook用郵件形式把Word里面的內容發出去。
第一步,啟動outlook,第一次啟動時,系統會提示我們配置賬戶,我們直接點擊【下一步】
第二步:選擇【是】
第三步,選擇電子郵件服務,這里我們選擇第一個,然后點【下一步】
我們一般都是用的企業郵箱,在這里,我們要選手動配置,然后【下一步】
然后進入電子郵件的設置頁面。
左邊的信息填寫完成后,點擊右下角的【其他設置】,切換到【發送服務器】選項組,勾選“我的發送服務器要求驗證”,然后點擊【確定】
之后會回到之前的設置頁面,我們點擊頁面右下方的【下一步】,開始測試我們填的信息是否正確。
然后系統會彈出一個測試賬戶設置的對話框,顯示測試任務
如果填的信息都沒有問題,測試完成的頁面就是這樣的:

如果測試不通過,提示錯誤,則回到之前的頁面檢查看是哪里填錯了,重新再填就可以了。
測試完成以后,我們點擊上圖中的【關閉按鈕】,我們就完成了outlook的配置了。
第一步
讓Word文檔顯示Excel表格的數據
1. 制作更方便導入word文檔的Excel工資表
打開我們的工資表,我們每個月用于計算工資的工資表,里面有很多分項,還有各種公式,就像這樣:

然而我們在制作工資條的時候,并不是要將所有的分項都顯示在工資條中。
另外,為了方便計算,原始的工資表中的數據,都是“數值”格式,數值格式的數據在導入word的時候容易出錯。
所以我們原始的工資表并不適合作為我們word版工資條的數據來源。
這時候我們需要另外一張表,里面有員工的郵箱信息(發紙質版工資條的可以不要郵箱信息),表頭里所有的字段,都是你要顯示在工資條里的工資分項,就像這樣:

這張表我給它命名為【工資條】,怎么將原始工資表的數據導入到【工資條】這張表中,建議用vlookup函數,該函數的使用方法也不在這里贅述了。
這里提醒大家注意的是:
把Excel數據導入到word里面的時候,Excel里面的數字須是【文本】格式,否則在word里顯示的時候容易出錯。
所以大家把原始工資表里的數據通過vlookup函數導到【工資條】這張表里以后,別忘了【全選】,然后將單元格格式設置為【文本】格式。
這些都操作好了之后,將【工資條】這張表保存到大家容易找到的地址。
2.  編輯word版工資條模板
Word版工資條模板大家可以自行設計,要求排版美觀大方,方便閱讀就可以。
這個模板里面的分項應該在上一步【工資條】表格中的都可以找到(不要求word里面各個分項和Excel里面的字段完全一樣),就像這樣:

3.  將Excel表格數據導入Word模板中
Excel版的【工資條】和word版的工資條模板都完成之后,下面就可以開始導入數據了,在這里用到的是【郵件合并】功能。
具體操作
在剛才的Word版工資條模板中,分別點擊上方菜單【郵件】——【開始郵件合并】小箭頭——【郵件合并分布向導】。
之后,在文檔右邊會出現郵件合并的操作界面,我們先選擇文檔類型,信函和電子郵件都可以。這里我們以【信函】為例。
選擇好后,直接點擊下面【下一步:正在啟動文檔】
接著操作界面會提示大家設置信函,這里選擇【使用當前文檔】就好,然后點擊下面【下一步:選取收件人】
然后在選取收件人界面,我們選擇【使用現有列表】(因為我們剛剛已經制作好了【工資條】表格),然后點擊【瀏覽】
這時word文檔會彈出一個對話框,提示我們【選取數據源】,我們找到剛才保存的【工資條】表格,然后點擊打開
然后系統會提示我們選擇剛才【工資條】表格里面的某一張插頁,我剛才做的【工資條】表格里面只有一個插頁,所以選擇【sheet1】就好,
點擊確定之后,系統會再彈出一個對話框,這時候大家會發現,我們剛才【工資條】表格里面的數據都在這個對話框里顯示出來了。
而且我們可以通過【姓名】前面的對勾,選擇我們要發放工資條的人,比如哪個人不需要給他發工資條,那我們把他姓名前面的對勾去掉就可以了。
發放工資條的人員都確認無誤之后,就點擊確定。
再看我們的工資條模板文檔,現在還沒有什么變化,但是上面有個菜單【插入合并域】,從導入Excel表格之前的灰色狀態,變成了可點擊狀態(可以對比前面的截圖):
這時候,我們需要把Excel版【工資條】表格中的各個字段和word版工資條模板中的各個分項一一對應起來。
我們將光標移到到特定位置,然后點擊【插入合并域】,就會出來【工資條】表格中所有的字段,我們單機鼠標選擇就可以了:
這個時候,再看我們的文檔,開頭的冒號前面變成了這樣:
再重復剛才的步驟,將光標移動到下面表格的“姓名”后面,然后再次點擊【插入合并域】——【姓名】;然后將光標移動到表格的“月份”后面,然后點擊【插入合并域】——選擇【月份】……重復這個步驟,直到將表格里面各個分項都填滿:
完成以上的合并步驟以后,點擊菜單欄里的【預覽結果】,我們就會發現,【工資條】表格里的數據已經奇跡般的跑到word里面來了,這就是員工看到的最終的工資條效果了。
而且我們可以通過點擊左右箭頭來預覽每個人的薪資詳情:
第二步
生成工資條
1. 批量生成用于打印的工資條
在上一個步驟中我們預覽確認都沒有問題之后,就點擊【完成并合并】的小箭頭,選擇【編輯單個文檔】,在彈出的對話框里選擇【全部】:
點擊【確定】,系統會自動生成并打開一個新的文檔——《信函1》,這樣,Excel版【工資條】表格里面所有人的Word版工資條就生成了。
系統默認每人顯示一頁,我們也可以在這個文檔里面調整一頁顯示2人或者多人的信息,調整完后就可以打印并發放啦!
2、  用Outlook一鍵群發單顯電子版工資條
(打開Outlook后最小化,確保是打開狀態)
如果我們預覽無誤后的工資條不是用于打印的,而是要發送郵件到每個員工的郵箱里,這時候在點擊【完成并合并】的時候,就選擇【發送電子郵件】:
然后在彈出的對話框里,【收件人】處顯示都是Excel版【工資條】里的所有字段,我們選擇下拉菜單中的【郵箱】。
而【主題行】就是我們平時在發郵件的時候,填寫的“郵件主題”,這里我們自己按實際情況填寫就好,下面的發送記錄,就選擇【全部】:
確認無誤之后,點擊【確定】,這時候,我們辛勤的Outlook就開始為我們默默地群發郵件了,打開Outlook,看看已發送列表里面,同事們已經收到了各自的工資條:
最后保存我們的Word版工資條模板以備下次發工資的時候用。
以上就是第一次用【郵件合并】合并功能發放工資條的詳細步驟了。
可能有些同學會說,這么多步驟好復雜??!可是這些步驟只是第一次操作的時候復雜一些,我們下個月再發工資條的時候就不需要這么復雜了。
下面是第二次發工資條的方法:
1.找到并打開我們之前保存的Excel版【工資條】,將這個月的原始工資表的數據導入到【工資條】里面。別忘了這個月人員增減,還有數字格式最后要設置為【文本】哦。
注:這里不建議大家新建新月份的Excel版【工資條】,直接用上個月的表,更新里面的數據就好。因為這個表只用于發工資條用,每個月的工資數據我們有原始的工資表呢。
2. 打開我們上個月保存的Word版工資條模板。
打開的時候會彈出如下對話框,我們直接選擇【是】:
此時,我們發現模板一被打開,文檔里面已經導入了工資條的數據。
因為上一步我們選擇【是】時,word就自己調用了我們更新過的Excel版【工資條】,不需要我們再像第一次操作那樣去完成合并,這也是為什么上一步中建議大家直接使用第一次保存的Excel版【工資條】,而不是新建。因為新建一個Excel,意味著我們要重新再來一次合并步驟:
我們在打開Word文檔的時候,就已經完成合并,完成了數據從Excel到word的過程。
接下來我們需要做的就是批量生成Word版工資條并打印,或者是Outlook發送電子版工資條:
我們直接點擊【郵件】——【完成并合并】,選擇【編輯單個文檔】或者【發送郵件】,剩下的步驟就跟前面講的一樣啦:
怎么樣?是不是省事了好多,大家學會了嗎?

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